この本を一言で言うと「仕事の効率が格段に上がる本」ということになります。
特にリモートワークで本領発揮されるようなソフトスキルのテクニックがふんだんに盛り込まれています。
この本を読めば、リモートワーク中のタスク集中力アップや、オンライン会議の効率化など、仕事のパフォーマンスをぐっと向上させることができます。
可愛らしい猫のキャラクターであるリモにゃんが、仕事効率化の秘訣を分かりやすく教えてくれます。
まるで友人に相談しているような感覚で、楽しみながらスキルアップできます。
リモートワークの方はもちろんのこと、普段からPCを使うお仕事をする方は読んでみて絶対に損することはないと断言できます。
Chapter1：ストレスのない美しいメール・チャット術
❌ ダメなメールの例
〇〇の件ですが、ちょっとお願いしたいことがあって。
実は、△△の件で、ちょっと困っていて。
〇〇さんにもう一度確認したいことがあって…。
⭕ 良いメールの例
〇〇の件ですが、△△についてご確認をお願いしたいです。
具体的には、□□について、A案とB案のどちらが良いかご意見を伺いたいです。
A案のメリットは〇〇、デメリットは△△です。
B案のメリットは□□、デメリットは△△です。
以下の3つのポイントを押さえて、効果的なメールを作成しましょう！
- 結論を最初に伝える 「〇〇の件ですが、△△について確認したいです。」のように、最初に結論を述べましょう。
- 簡潔に書く だらだらと長文ではなく、簡潔に伝えたいことをまとめましょう。
- 具体的に書く 抽象的な表現ではなく、具体的な言葉で伝えましょう。
だらだらとした長文メールは、相手に負担をかけてしまいます。
結論を最初に伝え、簡潔かつ具体的に書くことで、より効果的なメールを作成することができます。
なぜ、結論を先に伝えることが大切なのか？
- 相手は忙しい！ 相手は多くのメールをチェックする必要があります。結論が最初に書かれていれば、相手はすぐに内容を把握し、必要なアクションを取ることができます。
- 返信がスムーズになる！ 結論が明確であれば、相手はそれに合わせて返信しやすくなります。
- 誤解を防ぐ！ 結論を先に伝えることで、伝えたいことが相手に正確に伝わり、誤解を防ぐことができます。
たまに最初に結論どころか、一切結論のないメッセージってあるよネ！
Chapter2：ITツールを使いこなして業務効率化
ITツールを使いこなせるようになると、仕事もプライベートももっと楽しくなります。
ITツールを使いこなすメリット
- 業務効率UP：作業時間を短縮し、より多くの仕事に集中できます。
- コミュニケーション円滑化：チームメンバーとの連携がスムーズになり、誤解を防ぐことができます。
- 自由な時間の増加：業務効率が向上することで、プライベートの時間が増えます。
ITツールを使うための第一歩としては
- 簡単なことから始める：まずは、よく使う機能から少しずつマスターしていくのがおすすめです。
- ショートカットキーを覚える：ショートカットキーを覚えることで、作業スピードが格段にアップします。
この2点だけでだいぶ変わります。
Chapter3：仕事に追われないタスク・プロジェクト管理術
「完璧主義」という言葉、どこか共感しませんか？
「仕事は完璧にこなさないと気が済まない」「少しでもミスがあると気になってしまう」そんな風に思っている方も多いのではないでしょうか。
しかし、実はこの完璧主義、仕事を進める上で必ずしも良いことばかりではありません。
では、「完璧主義」と「完了主義」は何が違うのでしょうか？
| 完璧主義 | 完了主義 |
| すべてを完璧にこなそうとする | まず完了させることを重視する |
| 少しでもミスがあると、やり直しをしてしまう | 完璧を目指すよりも、とにかく終わらせることを優先する |
| 高い目標を設定し、達成できないと自己肯定感が下がる | 目標を達成できたという達成感を得やすい |
| 締め切りに追われがち | 柔軟な対応が可能 |
| ストレスを感じやすく、心身ともに疲弊しやすい | ストレスが少なく、心身ともに健康 |
- Qなぜ完了主義が大切なの？
- A
完璧主義だと、仕事に時間がかかりすぎてしまい、他の仕事に手が回らなくなってしまうことがあります。
また、完璧を目指しすぎて、途中で挫折してしまうこともあるでしょう。
一方、完了主義であれば、まずは「完了」することを目標にするため、仕事がスムーズに進みます。
また、一度完成させたものを修正していくことで、より良い成果に繋がることもあります。
完璧を目指しすぎて挫折してしまったら本末転倒だしネ！
完璧主義から完了主義へ変わるためには、以下の3つのポイントが大切です。
- 完璧を求めない 最初から完璧を求めるのではなく、まずは「とりあえず完成させる」という意識を持つことが大切です。
- 小さなタスクに分割する 大きなタスクを小さなタスクに分割することで、達成感が得やすくなり、モチベーションが維持できます。
- フィードバックを求める 周りの人にフィードバックを求めることで、自分の課題を見つけ、改善することができます。
完了主義を取り入れることで、以下のようなメリットが得られます。
- 仕事効率がアップする
- ストレスが減る
- 新しいことに挑戦できるようになる
- チームワークが円滑になる
Chapter4：人間関係が楽になるコミュニケーション術
「報告」「連絡」「相談」の頭文字を取って「ほうれんそう」と呼ばれ、円滑なコミュニケーションを取るための基本的な考え方が有名です。
ほうれんそうを円滑にするためには、以下の3つのポイントが大切です。
- 報告：「報告事項を明確にする」「報告するタイミングを守る」「報告する相手を特定する」
- 連絡：「連絡事項を簡潔にまとめる」「必要な情報全てを盛り込む」「連絡する相手全員に確実に伝える」
- 相談：「相談する前に、自分でできる範囲で解決策を考える」「相談内容を整理して、相手に分かりやすく伝える」「相談相手の意見を聞き、解決策を見つける」
ほうれんそうを円滑にすることで、以下のようなメリットが得られます。
- 誤解が減り、コミュニケーションが円滑になる
- 仕事がスムーズに進み、効率が上がる
- チームワークが向上する
- 上司や同僚との関係が良好になる
ほうれんそうに加えて、「おひたし」という言葉も覚えておくと非常に便利だヨ！
「おひたし」は、「お」怒らない、「ひ」否定しない、「た」助ける、「し」指示するという意味です。
報告を受けた際に、すぐに怒ったり否定したりせず、相手の意見に耳を傾け、一緒に解決策を探ることが大切です。
Chapter5：業務をスムーズに！ミーティング準備と本番のススメ
効果的なミーティングを実現するためには、計画と準備が鍵です。
特に、目的を明確にし、会議の進行役やタイムキーパーを決めておくことが重要です。
| ◆良いミーティングのポイント◆ | ◆悪いミーティングのポイント◆ |
| 【共通のゴールがある】 全員が同じ目標に向かって努力することで、会議の目的が明確になります。 | 【目的が特にない】 会議の目標が曖昧で、進行がスムーズにいきません。 |
| 【リードする人がいる】 会議を進行し、議論をまとめる役割の人がいることで、時間の無駄を防ぎます。 | 【ファシリテーターがいない】 議論が散漫になり、まとまりがありません。 |
| 【一人ひとりが役割を持っている】 各参加者が自分の役割を理解し、それに基づいて行動します。 | 【結論が決まらない】 長時間話し合っても何も決まらず、時間が無駄に消費されます。 |
| 【時間が決まっている】 会議の時間が厳守され、効率的に進行します。 | 【時間が決まっていない】 会議がだらだらと続き、参加者の集中力が持ちません。 |
| 【次のアクションが決まっている】 会議の最後には、次に何をするべきかが明確に決まります。 | 【次のステップが不明確】 会議が終わっても、次に何をするべきかが分からず、進捗が滞ります。 |
良いミーティングを行うためには、各参加者が自分の役割を理解し、共通のゴールに向かって協力することが不可欠です。
サッカーや野球の作戦会議のように、限られた時間の中で何をすべきか、どのように動くかを具体的に考えることが大切です。
これこそが理想のミーティングと言えるでしょう。
効果的なミーティングを行うためには、以下の点に注意しましょう。
- 目的を明確にする: 会議の目的を明確にし、参加者全員が共有するようにしましょう。
- 議題を絞り込む: 1回の会議で扱う議題は、2～3個に絞り込むのがおすすめです。
- 役割分担を明確にする: 誰が議事録をとるのか、誰が時間を管理するのかなど、事前に役割分担を決めましょう。
- 時間を守る: 時間配分をしっかりと行い、時間内に会議を終えるようにしましょう。
- 結論を出す: 会議の最後に、必ず結論を出しましょう。
効果的なミーティングを行うためには、事前の準備と計画が重要です。
共通のゴールを持ち、各自が役割を理解していることで、会議の進行がスムーズになり、有意義な時間を作ることができます。
Chapter6：説得力が爆上がり！プレゼンテクニック
「プレゼンでうまく話せるようになりたいけど、どこから手をつければいいの？」
そんな風に悩んだことはありませんか？
- Qなぜ文章構成が大切なの？
- A
プレゼンで何を話すかだけでなく、どのように話すかもとても重要です。
聞き手が分かりやすく、スムーズに内容を理解できるように、文章を構成することが大切なのです。
PREP法：結論から話す！
PREP法は、結論→理由→具体例→結論という順に話す方法です。
- 結論: まず最初に、結論を述べます。これにより、聞き手は話の流れを掴みやすくなります。
- 理由: 結論に至った理由を説明します。
- 具体例: 具体的な事例を挙げることで、より理解を深めてもらうことができます。
- 結論: 最初に述べた結論をもう一度述べることで、話をまとめます。
PREP法のメリットは下記3点です。
- 聞き手が聞きやすい: 結論から話すことで、聞き手はすぐに話のポイントを掴むことができます。
- 説得力が増す: 理由や具体例を挙げることで、結論の説得力が増します。
- 時間が短いプレゼンに最適: 短い時間で伝えたいときに効果的です。
SDS法：分かりやすく順を追って話す！
SDS法は、概要→詳細→まとめという順に話す方法です。
- 概要: まず最初に、全体的な概要を説明します。
- 詳細: 概要を踏まえて、より詳細な説明を行います。
- まとめ: まとめとして、再び重要な点を強調します。
SDS法のメリットは下記2点だヨ！
- 複雑な内容も分かりやすく伝えられる: 詳細な説明を加えることで、複雑な内容も分かりやすく伝えることができます。
- 情報を段階的に与えられる: 情報を段階的に与えることで、聞き手の理解を助けます。
どちらの構成方法を選ぶべき？
どちらの構成方法が適切かは、プレゼンの目的や内容によって異なります。
- 短い時間で結論を伝えたい場合: PREP法
- 複雑な内容を分かりやすく伝えたい場合: SDS法
どちらの構成方法を選ぶにしても、大切なのは、聞き手に分かりやすく、スムーズに情報を伝えることです。
- PREP法: 結論→理由→具体例→結論
- SDS法: 概要→詳細→まとめ
この2つの構成方法をマスターすることで、プレゼンはより説得力のあるものになります。
Chapter7：自分の芯を作れば仕事も心もブレない！セルフマネジメント
10人中9人が勘違いしています！
「行動できないのはモチベーションが上がらないから」ではなく、実際には「行動するからモチベーションが上がる」のです。
- 誤解: 「見上げると大変そう…気分が上がらないにゃ」
- 正解: 「ひとまず手を上げる」「もう少しやる」「なんかノッてきたにゃ!!!」「シャキーン」
仕事でも勉強でも、「なかなか行動できないのはモチベーションが上がらないからだ」と考えることはありませんか？実はこれは大きな勘違いです。
やりたくないことをやらなきゃいけないとモチベーションは上がりませんが、ほんの5分でもやってみると意外とその仕事に対する姿勢が変わってきて、10分後にはだんだんと面白くなってきたり、もっとやってもいいかなと思えることがあります。
つまり、行動するからこそ新しい発見が見えてきて、それが案外楽しいものとなって、モチベーションはどんどん上がります。
やってみたら案外捗るってこともあるもんネ！
行動をすることなく、目の前のモチベーションの低さにとらわれてしまう負のループから抜け出すことはできません。
モチベーションが上がらないから行動できないという考えを、行動するからモチベーションが上がるという考えに切り替えれば、やりたくなかったことが案外楽しいものに変わるかもしれません。
まずは小さなステップを踏むことが大事です。
それが分かっていても、どうしても気が乗らないという場合は、パソコンを開くでもいいし、読書を始めるでもいいので、ほんの少しの一歩を踏み出すことが大事です。
Chapter8：ついていきたいと思ってもらえるリーダーシップ論
- Qリーダーの役割とは？
- A
リーダーシップはチームの成功に不可欠な要素です。
リーダーには多くの責任があり、それぞれの役割を効果的に果たすことで、チーム全体のパフォーマンスが向上します。
◆リーダーの役割9選◆
- チーム内のコミュニケーションルールの設定：チーム内での円滑なコミュニケーションを確立するためのルールを設定します。
- 部下のモチベーション管理：部下のやる気を引き出し、維持するための管理を行います。
- タスクの優先順位付け：タスクの重要度に応じて優先順位をつけ、効率的に業務を進めます。
- 成果の管理と評価：チームの成果を管理し、適切に評価します。
- 業務プロセスの変更への対応：業務プロセスの変更に迅速に対応し、適応します。
- 風通しの良い雰囲気作り：チーム内の雰囲気を良くし、働きやすい環境を作ります。
- 部下のワークライフバランスの維持：部下のワークライフバランスを保つためのサポートを行います。
- リーダーシップスキルの継続的な向上：自身のリーダーシップスキルを常に向上させる努力をします。
- 模範となる行動：自らが模範となる行動を示し、チームを導きます。
リーダーがビジョンを実現しチームの可能性を引き出すのが理想です。
- リーダーには、変化に対する適応力や迅速な意思決定能力が求められます。
- リーダーシップは静的なスキルではなく、常に進化するものです。
- チームの成功には、全員の協力が不可欠であり、積極的に取り組む姿勢が重要です。
リーダーだけではなく、チームの一員としても下記の4点は非常に有効です。
- コミュニケーションの大切さ：チームメンバーとのコミュニケーションを密にすることで、誤解を防ぎ、協力し合いやすくなります。
- 目標設定の重要性：目標を共有することで、チーム全体が同じ方向に向かって進むことができます。
- 柔軟性の必要性：変化に対応できる柔軟な姿勢を持つことで、チームはより強く、そして成長することができます。
- チームワークの力： チーム全体で協力することで、大きな成果を上げることができます。
みんなの魅力を引き出せるリーダーっていいよネ！
Chapter9：自分の人生と向き合うキャリアプランニング
今行動すべきことを具体化するのダ！
今の自分を知るためには、理想から逆算していくのが早いです。
なぜなら、理想を具体的にすることで、理想と現実のギャップが見えてくるからです。
このギャップを埋めるために今、どんな行動をすべきか、または何を変えるべきかがはっきりしてきます。
その行動がスキルアップなのか、もしくは仕事を変えることなのかは人それぞれですが、理想と現実の差を埋める行動の一歩を踏み出さないと現状維持もしくは衰退していくだけです。
理想からの逆算の3ステップ
- 現状を把握する
- 理想を具体的にする
- 理想と現実のギャップを埋める行動をする
例えばダイエットの場合、具体的な理想体重があって半年以内に5kg落としたい場合、どれくらいのカロリーを減らし、どれくらい運動量を増やすか具体的なタスクを決めれば理想に近づけます。
人生もこれと同じです。半年単位や3か月単位などの理想に近づくための逆算はよくやっていると思いますが、人生単位で考えるとその逆算が難しいと思われがちです。
でも、理想を具体的にして逆算し、理想と現実のギャップを埋めていく作業をすることで、人生でもっとも歩みやすくなるので、ぜひやってみてほしいです。
逆算思考は、ダイエットだけでなく、仕事、人間関係など、あらゆる分野で活用できます。
- 仕事：キャリアアップのために必要なスキルを洗い出し、学習計画を立てる
- 人間関係：より良い人間関係を築くために、コミュニケーションスキルを磨く
- ライフスタイル：健康的な生活を送るために、食生活や運動習慣を見直す
逆算思考を取り入れることで、ただ漠然と未来を待つのではなく、自分の人生を主体的にデザインすることができます。
Chapter10：いつでも使えるシゴデキ早見表
このChapterでは、便利な10種類の早見表が分かりやすいイラストで記載されているため、すごく便利な項目です。
- 知ってるけど読めない記号26選
- 読み方を間違えやすい漢字42選
- ビジネス系の横文字集
- よく使う拡張子一覧
- Win & Macショートカットキー集
- Googleショートカットキー
- エクセルショートカットキー
- パワポショートカットキー
- よく使う紙サイズ一覧
- イベントカレンダー
個人的にはこの中で、『よく使う紙サイズ一覧』が意外とありがたかったりします。
「AなんちゃらとBなんちゃらってどっちが大きいの？」と聞かれても咄嗟には分からないですからね。
まとめ
この本を1冊読むだけで仕事の作業が本当に楽になります。
どこへ行っても使えるソフトスキルも沢山盛り込まれているから汎用性抜群だしネ！
この手の本って、たいていは堅苦しいビジネス書みたいになってることが多いものですが、本書はゆるく分かりやすく書かれているのですごく読みやすいです。
個人的には、読んでみて後悔することはないと断言できる良書だと思っています。
